DITA pour gagner du Temps ? Comment ?

"Yo"
Ce matin mon commercial me dit texto "DITA ?! ah oui la documentation structurée, mais on gagne vraiment du temps ?" (Sous-entendu de l’argent)

Si vous vous posez la question combien de temps vous allez gagner en utilisant le framework "DITA", comme tout retour sur investissement il est calculé sur la somme des temps des actions inutiles, répétitives ou consommatrices qui ne sont plus à réaliser par la mise en place de systèmes industrialisés.

Je ne peux aujourd'hui vous dire de combien sera votre (ROI) Retour Sur Investissement, mais regardons déjà le temps que nous perdons tous dans la gestion, la manipulation, et l’édition de documentation non structurée.

Nous avons tous ou presque (jusqu'au moment où nous n'en pouvons plus de perdre du temps) les mêmes réflexes dans la rédaction de nos éléments documentaires (propositions commerciales, rapport annuel, spécifications logicielles, document marketing etc...) et ces réflexes sont :

1. Nous faisons tous du copier / coller : l'avènement de l’outil bureautique croyant révolutionner la saisie documentaire l'a en fait affaibli. Nous perdons un temps considérable à retrouver un copier/coller pour le corriger et le remettre en correspondance avec le paragraphe source mis à jour.
2. Nous faisons tous de la mise en forme : arrivé du Desktop Publishing (DTP exemple : Winword), là encore l'arrivée de l’outil bureautique à révolutionné le monde de la saisie d'information. Désormais nous saisissons "du beau, du joli" en mettant en forme durant la saisie. Que de temps perdu pour le rédacteur métier sur la mise en forme plutôt que de se concentrer sur le fonds.
3. Nous réécrivons, réécrivons, réécrivons...: là le souci est d'ordre sociologique plutôt qu'informatique :
   
   • Tout d'abord nous ne savons pas que l'information existe par ailleurs -> donc nous ressaisissons
   • Ensuite chacun pense que son besoin est différent de celui de son voisin, pourtant nous sommes tous si différents et si semblables à la fois...donc nous ressaisissons !
   • Nous ne publions pas sur le même support, le rédacteur faisant en effet la mise en forme (voir ci-avant), il faut un rédacteur pour le HTML, pour le PDF, pour l'aide Windows... -> donc nous ressaisissons !
   • Le cas extrême est que certains rédacteurs pensent qu'il est plus facile, de rédiger de zéro plutôt que de retrouver le contenu, donc là encore nous ressaisissons !
     

Aussi, les gains potentiels de passer par un framework tel que DITA pour une documentation structurée sont :

1. Réduction des coûts par la réutilisation
2. Réduction des coûts de relecture et de maintenance car elles se font sujet par sujet et non plus sur une documentation complète
3. Le rédacteur de re-rédige pas, il réutilise, voire améliore le contenu
4. Validation sujet par sujet plutôt que validation de la documentation dans sa globalité à chaque fois qu'un sujet change
5. Lorsqu'un sujet évolue, la mise à jour de la documentation complète est automatique à chaque endroit où le sujet est référencé
6. Gain de temps en parallélisant la traduction à chaque fois qu'un sujet est terminé (il ne s'agit pas de retraduire toute la documentation), sans se préoccuper de la mise en forme impactée par la traduction
7. Gain de qualité, par la systématisation de la réutilisation, le rédacteur améliore le contenu et non la forme
8. Gain de productivité lors de la rédaction d'une nouvelle documentation par la réutilisation des sujets déjà rédigés
   

et bien d'autres gains encore...

En moyenne on peut utiliser une de réutilisation au environ de 25%, il peut aller à 80% dans une stratégie documentaire intégrée.

Alors à la question « Gagnons nous du temps avec DITA ? », une réponse par l’affirmative est évidente.

Bien évidemment, cela passera par un investissement initial sur la mise en place et une refonte des processus de saisie, traduction, gestion du fonds documentaire, pour au final gagner un temps considérable sur la maintenance, la traduction, et la publication, la personnalisation voire la création de nouveaux supports avec des modules réutilisables.

Prochain billet : Pourquoi DITA, pourquoi pas DocBook ou S1000D ?